Comment rendre votre conférence virtuelle inoubliable ?

La digitalisation est un excellent moyen pour promouvoir un produit et étendre son accessibilité à ceux qui ne peuvent assister à l’événement physiquement. Même si cette pratique n’est pas née de la pandémie, la conférence virtuelle a brillamment fait ses preuves pendant la période de confinement. Toutefois, pour que ce type d’événement se déroule sans écueil, il requiert des préparations minutieuses, des compétences particulières combinées avec quelques bonnes pratiques.

Apporter les mêmes énergies, dynamismes et les mêmes rigueurs que pour un événement physique

communication

Effectivement, le choix du thème et de l’ordre du jour doivent être aussi captivants et pertinents que pour un événement physique afin d’attirer au mieux l’attention des participants et des sponsors. La partie communication n’est pas non plus à prendre à la légère. Comme les événements hybrides sont basés sur la création et sur le management d’une communauté ; les partages de contenu ainsi que toute autre partie prenante qui englobe l’aspect communication exige un suivi régulier avant, pendant et après chaque événement.

Les hashtags

hashtags

Les réseaux sociaux sont d’excellents amplificateurs. Alors, n’hésitez pas à créer un hashtag (#) unique à cet effet. Cela vous permettra de générer de l’intérêt avant, pendant et après votre événement. Ne manquez pas non plus de mentionner les pseudos (Twitter) et les profils (LinkedIn) de tous vos intervenants sur le site web officiel de votre événement afin que chacun puisse y relayer facilement contenus et citations.

Pensez également à prendre deux modérateurs pour assurer le bon déroulement de votre événement.

Un code d’accès unique suivi d’instructions détaillées pour chaque participant

sécurité

Le système du code unique pour chaque participant est crucial pour garantir la sûreté et la sécurité des participants et de l’événement. Il est également primordial de fournir des instructions détaillées pour que chaque intervenant puisse se présenter sous son meilleur jour. Les instructions doivent comprendre :

  • un petit rappel sur ce qu’il faut et sur ce qu’il ne faut pas montrer.
  • importance du silence tout au long de la conférence
  • paramètres et les équipements recommandés
  • Consigne sur l’éclairage

L’importance d’une répétition générale

Il est évident que chaque participant travaillera sur sa prestation de son côté. Toutefois, organiser une répétition générale sera une garantie en plus sur le bon déroulement de l’ensemble de l’événement. Chaque intervenant pourra perfectionner sa présentation et les modérateurs se familiariseront avec leurs outils, notamment la fonction « sourdine à l’arrivée ». Cette fonction permet aux modérateurs de contrôler l’audio de la conférence. C’est d’ailleurs le modérateur qui se chargera d’acheminer l’activation des micros afin d’éviter tout désagréments engendré par les bruits de fond. Comme chacun reste dans la fenêtre de visualisation principale, il suffit de faire un signe au modérateur pour que celui-ci puisse agir en conséquence.

Stimuler un fort engagement

Les interactions sont primordiales, car elles reflètent le succès de l’événement. Dans cette optique, il faudra que les intervenants incitent l’audience à participer, en posant des questions ou tout simplement à émettre leurs avis sur le sujet. Pour cela, plusieurs plateformes dédiées à cet effet s’offrent à vous.

Les détails font la différence

Comme pour toute autre organisation, ce sont les détails qui constituent l’événement. Ainsi, une petite négligence aussi minime soit-elle pourrait engendrer des conséquences désastreuses pour l’événement. Pour cela, il existe plusieurs dispositifs d’organisation (lien du texte concernant les outils indispensables à l’organisation d’un événement) qui vous seront forcément d’une très grande aide.

Pour finir, les organisateurs ainsi que les modérateurs doivent se connecter une petite heure avant le début de la conférence pour revoir une dernière fois le planning, s’assurer que les plans B sont opérationnels en cas de problème et pour répondre aux éventuelles questions de dernière minute.

En appliquant à la lettre ces quelques bonnes pratiques, vous pouvez désormais rendre votre conférence virtuelle inoubliable. En outre, vous pouvez toujours faire appel aux services de Land’aventure : votre agence événementiel pour vous accompagner tout au long de votre événement.

Les outils indispensables à l’organisation d’un événement

Organiser un événement virtuel est une chose. La réussir en est une autre. Afin de vous aider dans votre tâche, nous avons sélectionné pour vous les meilleurs outils qui vous aideront à mieux préparer, planifier et récolter des fonds pour votre événement.

Doodle : pour une date propice

La gestion du calendrier est primordiale pour qu’un événement soit réussi. La première chose à faire est donc de fixer une date et le reste suivra. Toutefois, trouver une date qui correspond aux disponibilités de tout le monde n’est pas si évident. D’où tout l’intérêt d’utiliser Doodle. Avec cet outil, vous arriverez à créer votre événement un seulement quelques clics. Avec Doodle ; vos événements synchroniseront automatiquement avec votre calendrier.

EventBrite : pour la gestion des invitations

EventBrite

EventBrite est une plateforme de gestion d’événement et de billetterie qui vous aidera à créer et à promouvoir vos événements locaux. EventBrite permet aux organisateurs de créer un événement en ligne, le promouvoir, faire le suivi et de gérer la billetterie. La plateforme propose également une appli mobile pour les participants.

GoFundMe pour la collecte de fonds

Si vous êtes à la recherche d’une aide financière pour sponsoriser votre événement, GoFundMe sera votre meilleur atout. Que ce soit pour un événement personnel ou pour vos événements professionnels, cette plateforme de crowdfunding, basé sur la générosité des plusieurs donateurs, vous aidera à trouver les fonds nécessaires à votre événement.

Leasyt pour dénicher un lieu

Leasyt est la solution qui vous permettra de dénicher et de réserver un lieu atypique. Pour vos soirées d’entreprise, vos showroom, vos team building, etc, Leasyt regroupera pour vous, une fine sélection de partenaires qui proposera chacun des endroits originaux aussi spéciaux les uns que les autres.

Typeform : pour des formulaires légendaire

À la fois simple et ergonomique, Typeforme est une plateforme d’organisation qui vous permet de créer des formulaires, des sondages ou encore des questionnaires pour vos événements en un temps record. L’outil vous propose d’ores et déjà tous une panoplie de choix et d’option qui vous aidera facilement à constituer le fond de votre questionnaire avec un design minimaliste. Typeforme vous permet de personnaliser vos formulaires grâce à votre identifiant Google Analytics et vous permet par la même occasion d’intégrer le sondage en pop-up ou directement sur votre site.

Canva : indispensable pour la création de vos flyers et tous vos supports visuels

Canvas

Quand on parle de création d’affiches, de logos, de CV ou encore tout autre support publicitaire notamment sur les réseaux sociaux, on pense tout de suite à Canva. Les Templates disponibles sur le site ont tous été minutieusement réalisés par des designers professionnels. L’outil vous donne accès à plus d’un million de photographies, de graphiques, de police et de vidéo et sa manipulation n’exige aucune compétence en PAO.

Mailchimp pour gérer vos mails

Plus l’événement approchera, plus les communications afflueront. Mailchimp vous permet de créer diverses listes de contacts, vous propose un panel de mail pro forma et vous offre optionnellement des statistiques sur le taux d’ouverture. Avec Mailchimp, il vous est également possible de programmer vos envois.

Trello pour vous aider à mieux vous organiser

Trello

Idéale non seulement pour les travaux en équipe, Trello est également l’outil par excellence pour organiser vos événements. Cet outil permet à la fois de planifier, de faire des suivies et de valider tous types de tâches grâce à son interface ergonomique, agréable à utiliser. Trello vous sera indispensable non seulement pour vous aider à organiser vos événements, il facilitera également votre gestion de temps en général tant sur le plan professionnel que personnel.

Avec ces 8 outils, vous disposez à présent de tous les dispositifs nécessaires à l’organisation et au suivi du bon acheminement de votre événement.

Quelques conseils d’experts pour réussir la virtualisation de vos événements

Le confinement rend tout rassemblement en entreprise impossible, c’est pourquoi les dirigeants ne cessent de réfléchir à de nouvelle manière de réunir leurs collaborateurs. Land’aventure vous soumet son expertise et vous propose ces quelques conseils pour réussir la digitalisation de vos événements.

Un message fort à transmettre

Que l’événement soit physique ou virtuel, son objectif premier reste le même : conserver un message fort et explicite à transmettre.

Par conséquent, il faut être minutieux sur les détails et effectuer un travail en amont pour pouvoir transmettre dans l’univers digital la même énergie que pour un événement physique. Ainsi, nous contrôlerons ce que l’on veut que l’audience retienne.

Les interactions

réseaux sociaux

Savoir attirer l’attention de votre public c’est bien, savoir comment la retenir c’est mieux. À la différence d’un public physique, une audience virtuelle peut à tout moment se désintéresser de l’événement. C’est pourquoi, avant d’organiser une conférence, un salon ou tout autre événement virtuel, il faut avant tout réfléchir à la façon d’optimiser l’implication de son audience.

Pour cela, vous pouvez privilégier certains dispositifs de communication tels que les chats live et les tweets. Vous pouvez également instaurer divers panels ou des forums à communauté réduit à l’image d’une visioconférence afin de rendre la discussion plus perçante.

Un équipement à la pointe des technologies modernes

L’outil parfait n’existe point. Par contre, vous pouvez optimiser l’utilisation des solutions existantes de manière créative.

Techniquement parlant, il vous faudra construire un univers digital remarquablement qualitatif. Cependant, il ne s’agit pas ici de plonger votre public dans un univers immersif où la 3D est regrettablement vacillante.

Le plus important est de fournir des images de qualité puis de redigitaliser certains formats si besoin.

Le choix des plateformes

Le choix des plateformes

Avec le confinement, les entreprises se sont pliées aux conditions du travail à distance et passent à la visioconférence. Pour cela, les deux plateformes les plus prisées restent Teams et Zoom.

Toutefois, certaines vont plus loin et regarde du côté de Twitch ou de Discord. Même si ces deux outils sont traditionnellement dédiés au monde du gaming, ils offrent également des potentialités exceptionnelles aux professionnels.

L’un comme l’autre est une plateforme de communication qui permet aux joueurs d’inviter d’autres participants et de communiquer entre eux de manière verbale et/ou par écrit. Ce sont également d’excellents outils pour digitaliser vos événements.

Leurs avantages sont multiples. Non seulement, elles permettent de créer des interactions en live, elles vous offrent également la possibilité d’obtenir une audience XXL.

Grâce à ses diverses fonctionnalités (voix, chat, etc), vous pouvez gérer avec aisance l’animation et la modération de votre audience. L’unique petit bémol avec ce type de plateforme, c’est qu’à la différence de ses consœurs, elles sont un peu plus complexes à utiliser.

Un budget bien dimensionné

Nous pensons souvent à tort qu’événement virtuel est moins onéreux qu’un événement physique : un paradoxe qui n’est pas forcément vrai.

En effet, les outils digitaux qui sont conçus à cet effet, même dans leurs versions entreprises, sont peu coûteux, voire même gratuits. Par exemple, l’incontournable Zoom est proposé à moins de 20 euros par mois pour les grandes entreprises.

Toutefois, les dépenses ne se limitent pas uniquement au choix de l’outil de conférence. La recherche artistique est tout aussi dispendieuse. D’un point de vue général, nous pensons gagner en économisant le coût de la location d’une salle, les hébergements et le transport. Mais en réalité, ce budget sera imputé dans l’humain : graphiste, infographiste, ingénieur, etc.

Au final, un événement virtuel peut se révéler être aussi cher qu’un événement physique. Cela dépendra évidemment de la densité du cahier des charges.

Événementiel : la réactivité, c’est la clé

La réactivité n’est pas une option, mais plutôt une qualité cruciale pour les acteurs de l’événementiel. En effet, malgré un planning minutieusement préétabli, les choses ne se déroulent pas forcément comme on les prévoit et les petits changements de dernières minutes font partie intégrante du quotidien de l’événementiel.

L’événementiel : un art de résoudre les problèmes

La réactivité est un luxe que tout organisateur d’événement digne de ce nom doit s’offrir. Faire en sorte que les convives, visiteurs et les intervenants se sentent entièrement à l’aise et vivent une expérience agréablement inoubliable, tel est son rôle principal. Mais on a beau planifier chaque détail, les imprévus sont imbriqués à l’événementiel.

L’anticipation des éventuels scénarios catastrophiques et la prévention des solutions d’appoints sont les pièces maîtresses de cette réactivité. Dans d’autres part, il est indispensable de toujours prendre du recul et d’analyser la situation sous un autre angle avant d’en tirer des conclusions.

Une communication efficace pour une excellente réactivité

outils de communication

Une communication fluide entre les membres de l’équipe combinée avec les bonnes stratégies sont les éléments clés pour une réactivité efficace.

En effet, il ne suffit pas de cerner et de palier un problème. Il faut tout aussi bien l’implémenter. Pour cela, rien de tel qu’un équipement de pointe (téléphones satellites) et une équipe de professionnel pour vous guider. En optant pour ce genre de matériel, vous n’aurez aucun souci de communication (téléphone) dont vous savez pertinemment que les réseaux sont parfois capricieux surtout si vous choisissez un endroit un peu reculé, loin des agglomérations et des flux de la grande ville. De plus, quel que soit le dispositif de communication que vous aurez choisi, la réactivité ne suffit pas forcément à sauver un désastre événementiel. Il faut en plus être perpétuellement en contact avec ses équipes, afin de garantir la bonne exécution du plan de secours.

Évènementielle : comment devenir réactif ?

Bonne nouvelle ! Cette qualité tant convoitée dans le monde de l’événementiel peut être inculqué. Plus précisément, la réactivité s’apprend et se perfectionne. En d’autres termes, il est possible d’aiguiser la réactivité d’une personne afin que celle-ci puisse rester en alerte pour ainsi déterminer d’une manière assez rapide et efficace la meilleure stratégie qui sera accessible à tous.

S’armer de patience

S’armer de patience

La patience est la meilleure approche pour résoudre rapidement un ou plusieurs problèmes. Même si cela semble contradictoire puisqu’on parle ici de réactivité, la patience est une qualité indispensable pour faire face à n’importe quelle situation d’alerte.

Effectivement, disposer de cette qualité nous évite de prendre hâtivement des décisions irréfléchies. Sur le long terme, être patient nous permet de gagner un temps précieux, car l’inverse est généralement la source d’innombrables problèmes.

Cultiver sa réactivité

Solutionner un problème exige beaucoup d’imagination. Un bon organisateur d’événement ne sous-estimera jamais une solution sans l’avoir abordée sous tous les angles.

En effet, ce sont généralement les idées qui paraissent être les plus improbables qui se révèlent parfois être les meilleures. Ainsi, Il est indispensable d’être inconditionnellement ouvert d’esprit et de rester ouvert à toutes les possibilités tout au long de l’organisation et de l’acheminement de l’événement.

Entretenir votre curiosité

entretenir sa curiosité

C’est notre curiosité qui nous fait découvrir d’autres perceptions qui sont différentes de la nôtre. Chaque problème dispose autant de solutions potentielles. Cela dépendra bien évidemment de comment nous percevons la chose et quel est notre point de vue à ce sujet.

C’est pour cela qu’un bon organisateur se doit toujours d’être curieux et avide de connaissance nouvelle. Ainsi, il pourra en tout temps faire appel à toutes ces connaissances pour booster sa créativité en cas d’imprévu avant et pendant l’événement.

Le retour sur investissement d’un événement d’entreprise

Même si un événement ne se conçoit pas forcément à but lucratif ; envisager un retour sur investissement peut s’avérer être indispensable. En effet, les entreprises dédient en moyenne 21 % de leur budget marketing à cet effet. Il est donc légitime d’espérer, voire exiger un retour sur investissement palpable.

Qu’est-ce qu’un retour sur investissement pour un événement d’entreprise ?

Le retour sur investissement d’un événement se traduit par la valeur nette perçue par celui-ci en comparaison avec son coût de production ou de réalisation. Cette perception va automatiquement au-delà des bénéfices engendrés. Cette valeur peut prendre plusieurs formes.

D’un côté, il peut s’agir des :

  • Revenus générés par les inscriptions,
  • Nouveau partenariat
  • Nouveau prospects

De l’autre côté, elle peut également indiquer:

  • Le nombre de cibles touché par l’événement
  • La totalité des assistances
  • La satisfaction des participants et bien plus encore

De même, le coût d’un événement se traduit par son coût de production. Non seulement il s’agit du prix financier de la production de l’événement. Mais également de l’estimation du temps et des ressources engagées à sa réalisation.

Les profits générés par un événement sont alors à déduire de la différence entre la valeur nette et le coût net de l’événement.

Objectif de retour sur investissement pour un événement

Objectif de retour sur investissement

Comme tout autre projet, la conception et la réalisation d’un événement s’allient toujours avec un ou plusieurs objectifs. Ils peuvent être de nature commerciale, communicationnelle ou dans le cas présent, associée au retour sur investissement. Les objectifs diffèrent en fonction du type d’événement, de sa cible et surtout des parties prenantes qui seront impliquées.

La méthode la plus usitée afin de déterminer au mieux la valeur par coût souhaité est d’opter pour des objectifs SMART. En d’autres termes, ces derniers doivent être spécifiques, mesurables, exploitables, opportuns et pertinents.

Les retours sur investissement d’un événement

Il en ressort plusieurs types de retours sur investissement d’un événement en fonction de vos préférences. Chaque modèle diffère au niveau de ses forces, de ses faiblesses et de ses niveaux de complexité.

Le retour/investissement

C’est la forme la plus simple et la plus basique d’un retour sur investissement pour un événement. Assez proche de sa définition, il vous suffit de faire la différence entre combien avez-vous obtenu de l’événement et combien vous a-t-il coûté pour avoir un résultat. Malheureusement, cette méthode n’est pas assez précise pour illustrer de manière exacte votre profit.

Le revenu supplémentaire

En comparaison avec la première méthode, celle-ci est plus avancée. Il ne s’agit pas uniquement ici de quantifier les revenus issus de l’événement et d’en soustraire les dépenses. Il s’agit surtout d’examiner aux détails près les bénéfices issus de l’événement par rapport aux dépenses. Vous dégagerez ainsi approximativement le profit que vous obtiendrez de votre investissement.

La marge incrémentielle

C’est de toute évidence le modèle le plus précis et le plus complexe pour déterminer exactement votre retour sur investissement. Cette méthode ne se contente pas d’étudier les revenus. Elle prend en compte directement la marge brute. Cette dernière se calcule en soustrayant le coût des marchandises vendues du revenu. Le résultat propose une image beaucoup plus étendue du retour sur investissement de l’événement. Il est à noter que le coût des marchandises vendues aussi connu sous l’appellation de COGS varie en fonction de différents critères.

Il peut inclure plusieurs éléments de campagne comme

  • les objets et les supports publicitaires,
  • les denrées alimentaires,
  • les déjeuners,
  • les dîners,
  • les boissons et tout autre support de conception.

Séminaire d’entreprise, team building et déconfinement

Le déconfinement marqué par la pandémie du Covid-19 représente des conséquences néfastes tant pour les acteurs de l’événementiel que pour ses clients. Si d’un côté, la filière doit faire face, au-delà des impossibilités issues des mesures gouvernementales instaurées, de leur côté, les entreprises-clients ont tout simplement gelé leurs investissements ou les ont affectés à d’autres priorités.

Comment réorganiser un événement d’entreprise post-covid-19 ?

Même si les objectifs restent inchangés, l’organisation d’un séminaire d’entreprise ou d’un team building déconfinement requiert quelques remodelages au niveau de certains points bien précis. Effectivement, même si l’état procède à un déconfinement progressif, le virus est toujours bel et bien présent. Alors, comment organiser au mieux votre événement d’entreprise ?

A priori, les fondamentaux de l’organisation subsistent. La conception d’un événement commence toujours par écouter le client, comprendre et qualifier ses besoins afin d’y répondre au mieux. C’est d’ailleurs pour cela, que les agences événementielle, telle que Land’aventure, existent afin de vous fournir des réponses sur-mesure et personnalisées.

Vient ensuite toute la chaîne de valeur et logistique de l’organisation : le choix et l’aménagement du lieu, le nombre de participants, nombre de jours, la sélection des activités et des animations, le casting des prestataires, etc.

Toutefois, en raison du contexte actuel, l’anticipation des déplacements n’est pas à prendre à la légère. Nous parlons ici bien évidement du présentiel, et non d’un événement digital puisque même si le confinement a positionné les offres digitales en tête de liste, rien ne remplace le contact physique. En effet, l’essence même de ce qui fait l’événementiel reste le présentiel.

Enfin, la particularité du contexte actuel impose des spécificités dans l’organisation des séminaires d’entreprise et des team building :

  • Respect de la distanciation sociale
  • Port du masque
  • Usage régulier de gel hydroalcoolique
  • Autres mesures de prévention sanitaire

Quelques idées originales d’activité déconfinement pour vos séminaires et vos team building 

En ces temps de pandémie et de risques sanitaires, nous nous adaptons afin de vous proposer de nouvelles solutions de team building. Nous vous proposons un devis personnalisé et sur-mesure sous 48 heures. N’hésitez pas non plus à nous joindre directement via notre formulaire de demande de devis ou par téléphone au +33 06 73 71 49 57, car toutes nos offres ne sont pas visibles en ligne.

Le neuromanagement

Pour optimiser le fonctionnement d’un ou plusieurs de vos services, Land’aventure vous propose un séminaire de neuromanagment opérationnel. L’événement comprend un conférence-débat d’environ 2 heures, une formation sur le neuromanagement opérationnel, un atelier intitulé le neuroleadership et un coaching de groupe.

 Team building zen et méditation

Team building zen et méditation

Entièrement en accord avec les mesures organisationnelles actuelles, land’aventure vous propose sa formule « Team building zen et méditation » qui regroupent des activités de détentes comme le yoga et le massage ostéopathie. Toujours dans cette optique, nous pouvons également vous proposer d’autres activités comme la marche taoïste, le Qi Gong et la méditation.

Escape Game

Pour vos séminaires, team building ou pour tout autre séjour d’affaires, l’escape game est un jeu d’équipe original à privilégier en ces temps durs. Idéal pour fédérer et souder une équipe, l’escape game constitue une excellente activité de team building. Cette activité indoor est réputée pour ses activités stratégiques, riches en adrénaline.

Le challenge golf

Le challenge golf façon Land’aventure vous permet de passer un moment convivial entre collègues tout en respectant les réglementations sanitaires. Le challenge Golf requiert de l’adresse et énormément d’attention. Ce type d’activité permet de renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe.

Le concept phygital pour solutionner vos événements d’entreprise

Initialement utilisé dans le domaine du marketing, le phygital s’étend désormais dans plusieurs domaines, notamment dans celui de l’événementiel. Compte tenu du contexte actuel, ce concept se révèle être une des meilleures solutions pour tous vos séminaires, conventions et réunions d’entreprises.

Qu’est-ce qu’un événement phygital

Un événement phygital est un mélange de présentiels et de digitales d’où son autre appellation : un événement hybride. Concrètement, il s’agit d’un événement qui se déroule dans un lieu physique qui sera uniquement assisté par une poigne d’intervenant ainsi que quelques participants. L’événement en question sera retransmis directement en ligne afin que d’autres personnes puissent y assister.

Le phygital est donc la contraction d’un regroupement physique combiné avec une expérience digitale. Dans le secteur événementiel, on peut avoir recours aux événements hybrides à l’occasion d’un congrès, d’un séminaire d’entreprise ou encore d’une conférence.

Combiné avec les outils adéquats, les manifestations hybrides peuvent être utilisées avec toutes les formes d’événement d’entreprise.

Les avantages d’un séminaire phygital pour une entreprise

La crise sanitaire impose aux entreprises l’instauration de nouvelle condition de travail ; des conditions qui décuplent instantanément les besoins de communication. En effet, les liens entre les collaborateurs (interne et externe) vont se défaire petit à petit avec le télétravail et le travail à distance. Avec la solution phygital, non seulement la communication se fera continuellement, mais elle se fera également de manière efficace, qualitative et dynamique. Le tout dans le respect le plus total des mesures sanitaires et des distanciations sociales.

En outre, comme ils ne sont ni restreints par la capacité d’accueil de la salle ni par la zone géographique, les événements hybrides permettent aux entreprises de disposer d’une audience plus large. De ce fait, l’entreprise peut convier des intervenants issus des quatre coins du globe à participer à la manifestation. Ainsi, l’événement digital est une excellente alternative en termes d’affluence.

Lire aussi :

Comment réussir un événement phygital ?

Le succès d’un événement phygital se base uniquement sur la qualité de sa phase préparatoire. Pour cela, il est primordial de porter l’attention sur ces quelques détails techniques :

Miser sur les matériels de qualité

Il faut crédibiliser au mieux votre événement ainsi que chacune de vos prises de parole. Pour cela, le son, la lumière, la vidéo ainsi que la transmission doivent être maîtrisés à la perfection.

Capter l’attention de votre auditoire

Que ce soit pour votre public physique ou pour votre audience virtuelle, maintenir leur attention pendant votre prise de parole est primordial. Effectivement, il sera facile pour un participant de se laisser distraire par des détails futiles si votre discours n’est pas captivant, surtout pour vos audiences virtuelles.

Pour pallier cela, vous devez impérativement leur offrir un contenu percutant avec des supports visuels à l’appui. Ne manquez pas d’opter pour un ton dynamique et entraînant pour subjuguer votre audience, car il ne s’agit pas uniquement d’attirer leur attention ; il faut tout aussi bien la maintenir.

Faire appel à des influenceurs

Pour relayer votre événement virtuel, faire appel à un ou plusieurs influenceurs représentera un énorme atout. Leur présence augmentera automatiquement la portée de votre événement grâce à leurs Lives et leurs tweets.

Vous l’aurez compris, l’événement digital est une solution adéquate, à mettre en place non seulement pour éviter l’annulation d’un événement quelconque. Il vous évite également de reproduire le même événement, à plusieurs reprises pour des cibles différentes. Plus important encore, avec le contexte sanitaire actuel, son instauration au sein des entreprises permettent :

  • Assurer continuellement les communications entre les collaborateurs
  • Maintenir la cohésion d’équipe
  • Rassurer et informer ses clients

Organiser des événements d’entreprise dans le respect des gestes barrières

Les circonstances actuelles obligent tous les secteurs d’activité à adopter certaines stratégies et à prendre plusieurs mesures afin de pouvoir surmonter la crise engendrée par la pandémie. Dans cette perspective positive, les reprises se font également par étape pour le monde de l’événementiel.

La créativité et le professionnalisme des acteurs événementiels leur permettent d’ores et déjà d’élaborer et de proposer des événements d’entreprises dans le respect absolu des gestes barrières.

Quels sont les différents gestes barrière à respecter ?

Comme pour tout le monde, l’application des gestes barrières, simples, mais fondamentales, seront de rigueur :

  • Se laver les mains régulièrement avec du savon ou avec une solution hydroalcoolique
  • Se désinfecter continuellement les mains avec du gel désinfectant
  • Respecter la distanciation sociale d’au moins 1 mètre
  • Se couvrir la bouche et le nez avec le pli de son coude ou avec un mouchoir jetable en cas d’éternuement ou de toux
  • Éviter de se toucher le visage (yeux, nez, bouche)

Un événement sécurisé en 4 étapes

Après ces quelques mois de confinements, l’organisation d’un événement pourra s’avérer être indispensable pour informer vos collaborateurs sur les nouvelles directives de votre société. Orchestrer des conférences et des séminaires se révélera très pertinent pour rebattre les cartes à l’unisson.

Chez Land’aventure, nous pouvons vous aider à réaliser vos événements (séminaires d’entreprise, team building, conférences…) dans le respect le plus total des consignes de sécurité.

A lire aussi:

Événementielle : faire de la crise une opportunité

L’importance d’une agence d’animation événementielle

La préparation de l’événement

Pour l’instant, la reprise reste progressive. Les grands rassemblements devront encore patienter et céder leur place aux événements d’entreprise d’envergure moins conséquente. Cette disposition n’est pas à prendre à la légère pour rester conforme aux gestes barrières. De plus, en partant d’une cible plus affinée, la communication sera plus pertinente. Par conséquent, les résultats seront automatiquement meilleurs.

Pour vos événements, Land’aventure met à votre disposition des salles entièrement réaménagées pour le respect de la distanciation social. À cela s’ajoutera toute autre mesure de sécurité afin de vous garantir un événement réussi dans un environnement adapté.

Au niveau de l’accueil

Lors de la réception, le respect des gestes barrières doivent s’observer dès l’accueil des participants. Il faudra proposer du gel hydroalcoolique à l’entrée et offrir des masques de protection (pourquoi pas personnalisés) à chaque invité.

Chez Land’aventure, nous vous proposons d’agencer les lieux pour faciliter et garantir la circulation. Ainsi, vous aurez une entrée à sens unique où tout le monde bénéficiera d’un flacon de gel hydroalcoolique ainsi que d’un masque de protection. Nos hôtesses seront honorées d’escorter vos convives jusqu’à la salle de réception tout en respectant la distanciation sociale requise

Le déroulement de l’événement

Dans le cadre d’un événement du type-conférence ou séminaire d’entreprise, le conférencier, le speaker ou l’orateur sera le seul à occuper la scène. Si le programme prévoit plusieurs intervenants, le port du masque sera obligatoire. Il sera également envisageable de changer régulièrement les micros (un micro pour chaque intervenant).

Land’aventure s’assurera de mettre à votre disposition tout l’équipement nécessaire à votre événement : micros, chaises, tables, connexion internet, support projeté…, afin d’éviter qu’ils ne transitent de l’un à l’autre.

Au niveau de la gestion des pauses

Nous partons du principe que la convivialité de l’événement ne doit pas disparaître avec l’instauration de tous ces protocoles sanitaires, elle doit simplement être revisitée.

Ainsi, afin de mieux gérer les pauses, préférer plutôt les repas assis, même pour vos cocktails et vos buffets. Il en va de même pour les pauses aux toilettes. Ils doivent être agencés différemment afin d’éviter au maximum une longue file d’attente. L’imposition des périmètres de sécurité sanitaire ne devrait pas empêcher la réalisation et l’organisation d’un événement d’entreprise. Le respect des gestes barrières est l’ultime condition pour sa réalisation.

En garantissant toutes ces mesures de contrôle et de prévention, Land’aventure souhaite offrir aux managers d’entreprise des solutions adaptées pour que la reprise de leurs activités se déroule dans les conditions les plus sereines.

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Votre inscription est un succès Vous allez recevoir un email d'ici quelques secondes un lien pour le téléchargement Vérifiez votre boite email.

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Votre inscription est un succès Vous allez recevoir un email d'ici quelques secondes un lien pour le téléchargement Vérifiez votre boite email.

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez notre catalogue

Votre inscription est un succès Vous allez recevoir un email d'ici quelques secondes un lien pour le téléchargement Vérifiez votre boite email.

×

Hello!

Appelez-nous sur +33673714957

× Comment puis-je vous aider ?