Dossier complet sur les agences événementielles

Pour jouir pleinement d’un événement réussi sans avoir à subir tous les tracas liés à sa mise en place, faire appel à une agence événementielle est l’ultime solution. Mais une agence événementielle, qu’est-ce que c’est exactement ?

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

Une agence d’organisation d’événement est un prestataire de service qui regroupe plusieurs professionnels de l’événementiel. Des artistes, des logisticiens, des experts en communication et en marketing, certaines agences disposent même de leur propre atelier artistique pour la réalisation des éléments personnalisés indispensables à la réalisation de l’événement comme les décorations.

Agence événementielle : un organisateur d’événement pour faciliter les préparatifs

Organiser un événement est un travail prenant qui exige des préparations méticuleuses, un goût artistique prononcé et des idées novatrices illimitées ; que des tâches difficiles pour les non-habitués. Les agences événementielles ont été créé pour soulager les hôtes de ces lourdes tâches.

Les agences s’ouvrent  à tous les secteurs : professionnel, particulier, association et collectivité. Elles interviennent quasiment dans tous les types d’événements et leurs secteurs d’activité s’étendent à tous les niveaux de l’organisation. Les agences événementielles se proposent d’orchestrer votre projet événementiel de sa conception jusqu’à sa mise en place en assurant tous les aspects, à chaque étape de sa réalisation.

En tant qu’agence experte en organisation d’événement, leurs services s’adaptent pratiquement aux besoins de la clientèle. Elles peuvent proposer un service tout compris ou des services modulaires. En générale, les prestations sont soit à la carte soit faites sur mesure

Les aptitudes requises pour une agence événementielle

Une agence événementielle professionnelle doit être en mesure d’orchestrer n’importe quel type d’événement tout en ayant un domaine qui le singularise de ses consœurs. Elle doit être capable de répondre à toutes les exigences de ses clients et d’apporter continuellement de l’authenticité à ses services pour que chaque projet soit unique.

Pour y arriver, le personnel de l’agence doit prêter une oreille attentive aux exigences du client. Ce dernier se doit de les comprendre pour pouvoir les matérialiser par la suite. L’agence doit également avoir une excellente capacité de négociation et un caractère de persuasion développé pour offrir les meilleurs choix possibles aux clients. Par ailleurs, les équipes qui constituent l’agence doivent faire preuve d’une grande créativité et un esprit novateur pour qu’elles puissent offrir à chaque fois, un événement unique et personnalisé qui met en avant les valeurs du client.

Quelles sont les rôles d’une agence événementielle ?

L’organisation d’un événement, peu importa sa nature, requiert du temps, un énorme savoir-faire et beaucoup d’énergie. De nombreuses entités préfèrent confier cette tâche à un professionnel de l’événementiel pour avoir la certitude d’un événement exceptionnellement réussi. Mais quels rôles joue exactement une agence événementielle ?

Pourquoi recourir aux services d’une agence événementielle ?

Faire appel aux services d’une agence événementielle représente des avantages à tous les niveaux de l’organisation. La plus évidente se réfère à la qualité et au professionnalisme du résultat obtenu.

En tant, qu’expert en organisation d’événement, l’agence sera en mesure de mettre sur pied une organisation à la hauteur des attentes du client. Que ce soit sur le côté artistique de l’événement, sur les activités proposées, sur la gastronomie et sur l’ambiance prodiguée, une agence professionnelle se doit d’être en mesure de gérer l’organisation dans son ensemble.

Mettre en place l’événement

Peu importe la nature de l’événement, une agence événementielle a pour mission d’assurer la mise en place du projet en fonction des recommandations du client. Pour ce faire, elle devra s’équiper d’un cahier de charge où sera notée chaque particularité et tous les détails nécessaires à la réalisation du projet. C’est à partir de ce cahier de charge que l’agence définira un plan d’attaque pour offrir à son client, un événement unique qui répondra à toutes ses exigences. 

La première étape consistera donc à visualiser et à conceptualiser le projet. Ensuite, l’agence procédera, par étapes, à matérialisation de l’événement en exécutant les tâches relatives à sa réalisation. Elle commencera par trouver un endroit propice à l’événement. Ensuite, elle procédera à la sélection des prestataires, mettra en place la logistique et les animations…

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Assurer le bon déroulement de l’événement

L’agence ne se contente pas uniquement de mettre en place un événement. Elle se charge également de garantir que tout se passe dans les règles de l’art le jour J. Elle devra superviser l’événement dans son ensemble. De la décoration de la salle jusqu’à la restauration en passant par les services en salle, l’agence événementielle accompagnera l’événement jusqu’au bout. C’est à elle que revient la tâche de tout coordonner.

C’est pourquoi il est impératif qu’une agence événementielle professionnelle dispose d’un chef de projet pour agencer l’événement, un chef de production pour assurer sa conformité et un régisseur en chef pour appliquer à la lettre les recommandations citées dans le cahier de charge.

Comment ouvrir une agence événementielle ?

Vous êtes tenté par l’aventure entrepreneuriale et vous souhaitez vous lancer dans l’événementielle. En plus des connaissances fines à maîtriser sur le métier, la création d’une agence événementielle doit respectueusement se faire en plusieurs étapes

La validation de l’idée

Ouvrir une agence événementielle ne peut pas se faire sur un coup de tête. Elle mérite une réflexion et exige une méthodologie stricte, car les enjeux sont énormes. En effet, vous ne risquez pas seulement de mettre brusquement un terme à votre activité, mais vous nuirez également aux réputations de vos clients et de vos prestataires.

Avant de vous lancer dans cette grande aventure, posez-vous d’abord les questions suivantes. Avez-vous les bonnes motivations pour ouvrir une agence événementielle ? Si oui, disposez-vous des compétences et des capacités nécessaires à l’aboutissement de votre projet ? Pour finir, interrogez-vous si votre vie personnelle concorde à vos objectifs professionnels ?

L’élaboration du concept

Cette étape est essentielle, car c’est elle qui contribuera à définir votre marque de fabrique. Votre concept vous permettra de vous distinguer de vos concurrents. Misez sur vos compétences particulières pour en faire votre domaine d’expertise.

Cela vous permettra de débuter avec un sérieux avantage. Ensuite, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez vous limiter à votre domaine d’expertise et devenir le meilleur dans ce secteur ou rentrer dans le rang de la polyvalence et proposer un domaine d’expertise. Toutefois, rien ne vous empêche d’exceller dans toutes les branches de l’événementiel, les clients sont toujours à la recherche de prestation spécialisée avec des choix inédits.

L’étude de marché

Toujours en rapport avec l’authenticité, faire le point sur le secteur où vous souhaitez opérer vous permettra d’avoir une vision globale sur la concurrence et en déduire s’il y a toujours une possibilité d’exploiter le secteur.

Réaliser une étude de marché vous permettra également d’affiner votre audience et de vous familiariser avec leurs besoins les plus courants, leurs attentes.

Suivre une formation pour adhérer correctement au réseau de événementiel

Quand vous aurez bouclé votre étude du marché, vous devez être en mesure d’établir un profil détaillé de votre prospect : les catégories d’événement les plus convoitées, les fourchettes de tarification, les blocages problématiques et les perspectives. Se former au métier est également indispensable pour ne pas rater vos débuts.

Alors, ne brûlez pas les étapes et décrochez votre diplôme. Cela apportera également un sentiment de sécurité et de confiance à vos futurs clients. On dit souvent que : « L’emplacement est tout aussi important que le service » ; il est donc primordial de choisir stratégiquement le bon emplacement pour implanter votre agence.

Le business plan

À ce stade, votre projet commence à prendre forme. Vous commencez à percevoir les potentiels alors, accrochez-vous. Disposer d’un business plan Agence événementiel vous permettra d’exposer point par point votre projet à votre banquier. Pour qu’il puisse au mieux vous comprendre, parlez-lui avec son propre langage.

Pour cela, appuyez-vous sur votre compte de résultat prévisionnel, sur votre plan de financement, sur votre bilan prévisionnel et sur l’état de votre trésorerie. Il est indispensable que votre banquier soit convaincu par votre projet au moins autant que vous.

Le choix du statut juridique

C’est le statut juridique qui concrétise réellement votre projet. Vos responsabilités financières et juridiques résulteront du choix de votre statut juridique. Vous devez également définir le régime fiscal et social de votre agence.

Vous aurez le choix entre plusieurs régimes. Le régime auto-entrepreneur dédiée aux micro-entreprises pour démarrer votre activité en douceur. Il y a également le statut de l’entreprise individuelle qui est plus onéreux que le régime de la micro-entreprise et qui sollicite l’intervention d’un expert-comptable.

Le statut qui convient le plus à une agence événementielle est l’EURL en cas d’associé unique, le SARL en cas d’associés multiple et dans la majorité des cas, le SAS ou le SASU qui vous attribut le statut d’assimilé-salarié et qui vous affranchit des obligations de la Sécurité sociale

La réalisation des démarches administratives

Cette dernière étape commence par la rédaction de vos statuts qui est indispensable à la création de votre agence. Ensuite, vous pouvez procéder au dépôt de votre capital social qui consiste à remettre vos fonds auprès d’un organisme dépositaire.

Poursuivez ensuite avec la nomination du dirigeant. Même si l’agence regroupe deux ou plusieurs actionnaires, il ne peut y avoir qu’un seul dirigeant. Contactez ensuite le CFE pour centraliser votre demande d’inscription auprès des autres organismes puis procédez à la publication de votre annonce légale.

Pour finir, prenez connaissance avec la réglementation qui régit le secteur événementiel, mais avant cela, obtenez vos numéros d’identifications auprès des autorités concernées.

L’importance d’une agence d’animation événementielle

Les animations constituent l’âme d’un événement. Il est donc important d’y accorder un maximum d’attention. Au-delà d’une simple idée de vouloir divertir un public et de lui faire passer du bon temps, l’animation événementielle est un outil de communication utilisé par les agences événementielles pour véhiculer un message. Les animations se rentabilisent par le biais des activités proposées. C’est à travers elles que les objectifs de l’événement sont atteints.

Bien comprendre ce qu’est une animation événementielle

Pour un événement privé, l’animation se définit plus par un moment de détente et de divertissement tout en restant dans cette optique sociale où tous les proches sont réunis pour l’occasion et se partagent un moment privilégié dans la joie et la bonne humeur.

D’une manière différente, les animations en entreprise sont centrées sur les objectifs de l’événement. Les animations sont spécialement conçues pour mettre en avant de nouvelles idées, pour optimiser un produit ou pour améliorer la notoriété d’une marque. Les activités issues des animations événementielles sont généralement axées vers un seul et unique but : renforcer la cohésion de l’équipe et optimiser la relation entre le personnel et les dirigeants. Pour cela, les agences événementielles optent pour des formules d’actions minutieusement élaborées : la communication, le marketing, les animations (artistique, culturelles, culinaire), les activités originales, etc.

Dans les deux cas, pour garantir la mise en œuvre, assurer le succès et la productivité de l’événement, il faut avoir un certain niveau d’organisation. C’est pratiquement là que l’agence événementielle entre en scène.

Conseil en animation événementiel : utilité de l’agence

L’agence événementielle peut concevoir une partie ou la totalité du projet événementiel et de son contenu. En fonction des critères d’exigence du client, l’agence va créer un concept événementiel, sur lequel tous les aspects de l’organisation se baseront en long et en large. Animations, décorations, éclairage, sonorisation, … chaque aspect qui constituera l’événement convergeront vers ce concept. En approfondissant les idées avancées par le client et en se focalisant sur ses objectifs, l’agence événementielle avancera des solutions sur-mesure conformes à ses attentes. Une fois qu’elle aura trouvé le bon angle d’attaque, elle assurera la réalisation de l’événement avec un cadre d’organisation exemplaire. Dans cette optique, l’agence se chargera en amont de la mise place et en aval du suivi de l’acheminement de l’événement.

L’agence événementielles attribue un bon nombre de fonctions. On peut citer entre autres l’élaboration d’un cahier de charge, l’étude du devis de l’événement, la mise en place des outils logistiques et la réalisation des supports de communication et de marketing. À cela, s’ajoutent la sélection des prestataires et le recrutement de l’équipe de réalisation (maître de cérémonie, service traiteur, voiturier, hôtesses, serveurs, etc.). L’agence d’animation événementielle peut également être amenée à faire des bilans prévisionnels pour évaluer à l’avance les impacts qu’aura l’événement sur son audience.

L’agence d’animation événementielle met un point d’orgue sur le respect inconditionnel des codes instaurer par le client de la conception jusqu’à l’achèvement de l’événement. Ces codes sont relativement rattachés à l’éthique et aux mœurs du client que ce soit pour une entreprise, un particulier ou une association. Ensuite, tout au long de l’événement, le professionnel de l’organisation instaure ses propres finalités à savoir, l’interactivité et le vécu. D’un côté, le bon déroulement de l’événement se basera sur l’interaction entre l’organisateur et l’assistance. C’est la meilleure façon pour dynamiser et rentabiliser l’événement. De l’autre côté, l’agence événementielle mise sur le vécu en essayant de faire vivre à son audience une expérience poignante et totalement immersive qui marquera à jamais leurs esprits. C’est également un excellent moyen de capter et de fidéliser un public.

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Les avantages en consultant un expert en animation événementielle

Certes, confier la tâche aux quelques volontaires de l’entreprise ou à vos proches est une solution économique. Mais avant de bannir complètement l’idée de recourir à un professionnel de l’événementiel, sachez que vous perdez de vu certains points cruciaux indispensables au succès de votre événement.

Une organisation impeccable

Confier l’organisation d’un événement à une agence, c’est se libérer de la corvée d’un long et stressant préparatif. Entre le timing, l’agencement des animations, le service traiteur, la décoration et la gestion des participants, il faut un certain niveau d’organisation et de méthodologie pour pouvoir gérer un événement dans son ensemble. Concevoir, organiser et orchestrer un événement sont une chose.

Agencer un événement avec succès en est un autre. En amont, il faut prendre en charge les campagnes publicitaires, le web marketing, la sélection et la négociation avec les prestataires. En aval, il y a la gestion des logistiques et l’agencement du personnel ; tant de chose à faire en si peu de temps. Sous les conseils avisés d’agence événementielle, vous disposerez d’un atout sérieux à tous les niveaux de l’organisation. En tant, que spécialiste dans le domaine de l’organisation, l’agence est toujours ouverte à toutes les éventualités et prévoit continuellement des plans de secours en cas de pépin.

Des idées d’organisation nouvelles

Les agences de communication et d’animation événementielles sont de nature innovante. Leur but est de vous faire vivre, une ambiance rarissime et une expérience riche en émotion que vous ne trouverez nulle part ailleurs. Cela étant dit, même si l’ agence événementielle excelle au niveau de la créativité et de l’originalité, les animations seront soigneusement choisies en fonction de l’objectif de l’événement et selon la particularité du public cible.

Des conseils de professionnel pour des animations tendances

De par la multitude et les différences de goût existant entre les différents types de publics, les agences événementielles sont obligées de prendre les devants et de proposer une large gamme de catégories d’animation en mélangeant les tendances du moment avec les animations culte qui existent depuis toujours. Que ce soit pour des animations de spectacle, des animations technologiques ou des animations culinaires, l’agence maîtrise parfaitement le sujet.

La maîtrise du budget

À l’opposé de ce que l’on pense, faire appel aux services d’une agence événementielle n’est pas forcément plus onéreux que de régler un à un les prestataires. Non seulement, elle bénéficie d’un carnet d’adresses professionnel, mais en tant que professionnel elle peut certainement nous faire jouir de ses remises et de tous ses bons de réduction. De plus, leur expertise leur permet forcément d’organiser n’importe quel événement avec le budget imparti.

Jouir pleinement de l’événement en toute quiétude

Investir dans une agence événementielle vous permet d’avoir l’esprit tranquille avant et pendant voire même après l’événement. Même si elle a un prix, votre budget sera parfaitement respecté et surtout, en choisissant la bonne agence, les résultats dépasseront certainement vos attentes.

Comment choisir une agence événementielle ?

Une bonne agence vous proposera d’apporter son point de vue organisationnel et budgétaire sur votre projet. En tant que professionnelle, elle aura une vue plus large sur le concept et vous proposera quelques alternatives en se basant sur ses propres expériences. Si vous avez déjà choisi un lieu, l’idéale serrait d’opter pour une agence implantée dans les environs, car elle vous apportera plus de précision sur la nature, la pratique, les thèmes et les concepts qui concordent le mieux avec la région de votre choix.

Votre agence événementielle doit être capable de répondre à toutes vos questions en matière organisationnelle. Selon la nature de l’événement, elle doit être capable de déterminer la semaine, le jour voire même l’heure optimale pour l’événement.

En connaissant les lieux sur le bout des doigts, elle doit être en mesure de vous dire quel est le moment propice à votre événement où vous aurez le moins de concurrents. Selon tel ou tel événement, quelle est la manière la plus adéquate pour convier vos invités. Elle vous fournira un plan détaillé du programme, et c’est elle qui sera la mieux placée si oui ou non, un orateur est indispensable.

En fonction de votre briefing, elle devrait également être en mesure de décider si des animations supplémentaires sont nécessaires pour satisfaire une partie, parfois minime, de l’assistance (parc pour enfant par exemple). Elle vous sera également d’une très grande aide pour vos événements à thème : décoration, code couleur, etc. Si c’est pour promouvoir la visibilité de votre entreprise, la bonne agence événementielle saura gérer la partie communication événementielle de votre projet.

Optimiser un événement avec des animations

Le choix des animations est primordial pour un événement. Le but ultime est d’attirer, retenir l’attention de sa cible, la satisfaire et la fidéliser. C’est pourquoi, travailler dans l’événementiel exige un certain niveau de créativité et de complaisance.

Animer un événement : le strict nécessaire

En externe, l’organisation a pour but de développer la notoriété de l’entreprise, de lancer ou de promouvoir des produits. En interne, elle a pour objet d’améliorer son image auprès de ses collaborateurs. Pour l’un comme pour l’autre, le but est de divertir tout le monde.

Les animations ont été créées pour que chacun puisse apprécier l’événement à sa juste valeur. Il faut donc trouver le juste milieu pour tous les participants. Une tâche assez difficile si vous ne disposez pas des bagages nécessaires à son accomplissement. Voici quelques points clés qui vous aideront à la réalisation et à l’organisation de votre animation événementielle.

La phase préparatoire

La préparation de l’événement est une étape décisive et fondamentale à la mise en œuvre des organisations notamment, des animations. Concrètement, elle se base sur une succession de prise de décision. C’est dans cette phase que vous vous poserez toutes les questions relatives à vos besoins. Après avoir érigé vos critères d’exigences, vous pouvez ensuite vous fixer un ou plusieurs objectifs précis. Ce n’est qu’après que vous allez parler budget. Une fois la budgétisation définie, n’oubliez pas de rédiger votre plan détaillé sur un cahier des charges avant d’entamer la phase organisationnelle.

Cette première étape n’est pas à prendre à la légère. Elle doit être mûrement réfléchie et scrupuleusement détaillée surtout si vous êtes obligé de faire appel aux services d’un ou plusieurs sous-traitants. 

Un personnel événementiel organisé

Derrière un événement réussi se cache toujours une grande équipe de professionnel soudée et pluridisciplinaire qui l’a élaboré pièce par pièce. De la préparation à la réalisation, une bonne coordination découle d’une équipe synchrone, expérimentée, efficace et surtout réactive face aux situations d’urgence, en vue d’obtenir un résultat optimisé.

Le corps événementiel doit impérativement vaquer à leurs besognes respectives pour que les tâches ne se piétinent pas. En tant qu’ agence événementielle professionnelle, vous avez l’obligeance d’être extrêmement méticuleux, lors de la sélection de vos prestataires, car il en va de votre réputation. Même en collaborant avec une entité extérieure à l’agence, l’acheminement des tâches doit absolument rester harmonieux.

La phase organisationnelle

C’est l’étape où le plan que vous avez soigneusement rédigé va prendre forme. En partant de l’assemblage des idées jusqu’à la matérialisation de l’événement, le respect du timing ainsi que l’implication de chaque membre du personnel seront vos principaux leviers de réussite. L’animation et la coordination sont deux éléments distincts dans une organisation d’événement. L’animation touche uniquement la convivialité de l’ambiance. Tandis que la coordination est plus technique. Elle consiste entre autres à gérer les temps alloués à une animation, l’agencement des prises de parole ; etc.

Rendre un événement vivant avec des animations

Les animations apportent un souffle de vie à l’événement. C’est d’ailleurs un des piliers qui constitue son succès. Les experts en événementiel jouent deux rôles très importants. D’un côté, ils assurent le bon déroulement de l’événement (aspect technique et matériel) et de l’autre côté, ils garantissent une ambiance festive qui doit répondre aux attentes globales de ses spectateurs.

Une animation réussie repose de manière générale sur les critères qui définissent l’événement. À ces critères s’ajoutent ensuite le lieu, les différents types d’animations, les diverses activités qui accompagneront les animations et surtout la qualification des animateurs. Effectivement, l’ambiance est toujours agréable quand les animateurs sont dynamiques et développe un sens de l’humour aigu.

Des animations minutieusement choisies pour mieux entretenir son public

Le dynamisme d’un événement dépend en premier lieu de la nature et des qualités des animations qui ont été choisies. En plus de devoir capter l’attention des spectateurs, il faut également que ces derniers rendent cette vitalité aux animateurs. Pour cela, il faut qu’ils participent ou du moins qu’ils applaudissent.

Mais, pour que ce niveau de dynamisme soit atteint, il faut que les animateurs choisissent leurs playlists d’animation en fonction de certains critères à savoir : quels genres de public ils auront ? L’événement porte-t-il sur un thème ? Quel est l’objectif de l’événement ? Ils pourront par la suite sélectionner des animations susceptibles de faire réagir son public et de préférence apporter une touche personnelle pour que les participants y adhèrent sincèrement.

Quoi qu’il en soit, il faut que tout le monde y trouve son compte. Les uns peuvent jouer le rôle d’observateur impliqué. Les autres seront des participants.

Un lieu pertinent pour engager les émotions

Le choix du lieu contribue également au succès de votre événement. Il doit pertinemment être propice à l’essor des moyens d’animations. Un lieu méticuleusement choisi engage l’émotion des convives. Combiné avec des animations de qualité, le résultat sera une source d’émotion qui viendra optimiser le dynamisme de l’événement.

Un lieu propice ne se traduit pas uniquement à un paysage époustouflant, un lieu pertinent c’est un endroit convivial agencé avec un bon angle d’éclairage et une bonne sonorisation. Un cadre qui devra être agréable à regarder et plaisant pour le public. Que ce soit pour un événement en salle ou en plein air, il doit allier confort et convivialité.

Une sélection stricte pour les animateurs

Le choix des animateurs est tout aussi important que l’animation en elle-même. C’est lui qui se charge personnellement d’animer le public en les incitants à participer aux activités qu’il propose. C’est donc un acteur principal sur qui repose le niveau de réactivité des animations, soit de l’événement en entier.

Son rôle principal est de divertir son public à travers ses faits et gestes. En dehors de son expérience et de ses compétences d’animateur professionnel, il doit également disposer de certaines aptitudes indispensables à l’accomplissement de son métier. Avec des tactiques propres à lui, il doit pouvoir dévoiler en même temps, les aspects divertissant, ludique et intellectuel de chaque animation qu’il présente.

Les maîtres de cérémonie ne se contentent donc pas de blablater pendant les scènes creuses, Ils véhiculent entièrement les animations et garantissent leur acheminement dans les meilleures conditions qui soient.

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Trois incontournables de l’animation événementiels

Les animations doivent ponctuer l’objectif de l’événement. La majorité des clients sont à la recherche d’originalité et d’authenticité, c’est pourquoi les agences événementielles innovantes connaissent aujourd’hui un réel succès dans le secteur événementiel.

Une entrée en scène pour la communication événementielle

A priori, les collaborateurs restent au cœur des animations. D’ailleurs, ce sont eux qui animent principalement l’événement. Avec les influences des réseaux sociaux, les animateurs ne sont plus les seuls orateurs événementiels. Avec ces nouvelles technologies, l’événementielle est interactive et participative plus que jamais. C’est principalement là que la communication événementielle intervient.

Pour optimiser l’interactivité du public et pour rendre l’influence virale, les agences événementielles misent désormais sur les contenus pertinents et les partages. Aujourd’hui, les agences événementielles innovantes ne peuvent plus se passer du community Wall et des animations photo digitalisés.

La tendance streaming live

Le live streaming fait aujourd’hui l’unanimité auprès des agences d’organisation événementielle pour son rôle de meilleur influenceur. Développé récemment par Facebook Live et Periscop, ce nouveau dispositif agit comme un agent viral sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et YouTube.

Plus qu’un partage de contenu, c’est l’outil phare du moment qui permet d’augmenter la notoriété d’une entreprise ou d’un produit en un laps de temps record. Les interactions se font simultanément, par conséquent, votre visibilité augmente en temps réel. Si au début, vous souhaitiez populariser votre événement, avec Streaming live, c’est votre événement qui va servir de support pour promouvoir votre entreprise.

Conscient de l’importance et des avantages représenter par cet outil de communication, les agences événementielles n’hésitent pas d’investir dans des équipements de très haute résolution pour permettre aux publics d’impressionner et d’influencer leur audience à leur tour.

Une technologie immersive pour un public plus engagé

La réalité virtuelle prend de plus en plus d’ampleur en matière d’événementiel. Elle permet aux agences d’offrir à sa clientèle, des expériences insolites, transposées et multisensorielles. De plus en plus proche de la réalité, la technologie 3D propose à ses utilisateurs un moment unique au cœur de l’action.

À ce jour, les dispositifs immersifs sont devenus une des propositions d’animation phare des agences innovantes. Par conséquent, les propositions ne manquent pas. Imaginez ce dispositif immersif, combiné avec des idées d’animation événementielle originale, animé avec des maîtres de cérémonie certifiés, dans un endroit convivial où le divertissement et la détente sont au rendez-vous. Que demandez de plus ?

Conseils LA : organiser un départ à la retraite

Après des années de bons et loyaux services dans l’entreprise, l’heure du départ à la retraite va bientôt sonner pour certains salariés. Une occasion d’organiser une petite fête pour réunir et passer un moment convivial avec tous les collègues de travail. La question qui se pose souvent est qui organise la fête, celui qui part ou ses collègues ? Chaque entreprise a ses usages, mais normalement c’est celui/celle qui part qui s’en charge.

Bien choisir la date et le lieu

Le départ à la retraite est une étape importante dans la vie de chacun. Le retraité abandonne avec tristesse ou joie son poste. Peu importe, un tel événement mérite d’être célébré. La date et le lieu doivent être choisis selon la culture de l’entreprise. Beaucoup choisissent de coïncider le pot de départ avec leur dernier jour du travail. C’est encore mieux si c’est un vendredi et en fin de journée. Dans certaines entreprises, cela est fêté en fin d’année. Concernant le lieu, il peut se dérouler sur le lieu de travail ou bien dans un autre endroit où le retraité peut inviter qui il veut. Selon vos souhaits, vous pouvez privatiser un lieu comme un restaurant, un bar ou un café.

Les points à prendre en compte pour une fête conviviale

Quel que soit le nombre des personnes qui assisteront à votre départ en retraite, il convient de trouver des idées originales pour marquer ce moment. Pour que l’événement soit gravé dans la mémoire de chacun de vos collaborateurs, vous devez penser à tous les détails. Pour faire simple, il est préférable de choisir un thème pour la fête comme le golf, les voyages, les voitures, etc. Vous pouvez également choisir plusieurs thèmes qui illustrent les différentes étapes de votre carrière.

Organisez un repas-partage. Pensez à des aliments que l’on peut facilement manger sans couverts. Pour les boissons, assurez-vous qu’il y en a pour toutes les envies. Il convient d’aviser la direction si vous comptez apporter des boissons alcoolisées. Côté animation, on n’oublie pas le discours car c’est l’occasion pour les invités de prendre part aux activités. N’hésitez pas à désigner une présentatrice ou un maître des cérémonies.

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Conseils LA : Afterwork, comment le dynamiser

Au même titre que les séminaires, les teams building et les conférences, un afterwork est un événement d’entreprise permettant de réunir toute l’équipe. Cela permet de tisser les liens entre collaborateurs et de fédérer les équipes. Cela demande une organisation et que chacun doive y participer.

Les points à prendre en compte pour un afterwork réussi

Un afterwork c’est avant tout un moment de convivialité et de détente. Que ce soit pour développer la culture d’entreprise, renforcer les liens ou booster la motivation, l’afterwork connaît un réel engouement. Pour que ce moment soit mémorable pour chacun, il convient de bien assurer son organisation. Plusieurs éléments doivent ainsi être pris en compte pour une sortie qui sort de l’ordinaire.

Le choix du lieu, il a toute son importance. Qu’il se déroule dans l’entreprise ou à l’extérieur, l’ambiance se doit toujours d’être propice à la détente et aux échanges. Il vaut mieux donc privilégier un lieu convivial. Vous pouvez privatiser un lieu tel qu’un bar, un restaurant ou bien un café. Pour mettre de l’ambiance, il convient d’animer votre afterwork et de varier les plaisirs.

Durant la saison estivale, par exemple, vous pouvez prévoir des activités conviviales comme une partie de beach volley ou de beach soccer. En hiver, pourquoi pas un blind test ou un karaoké ?

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Quelques conseils pour un afterwork hors du commun

Les afterworks sont des moments clés dans la vie d’une société. C’est durant ces événements que la confiance s’installe entre les collègues. Cela permet de se connaître un peu mieux, en dehors de l’organisation de l’entreprise et du cadre strict du travail. C’est également l’occasion idéale de partager ses visions sur l’avenir de la société.

Voilà pourquoi il est recommandé d’organiser vos afterworks avec l’aide d’un spécialiste comme Land’aventure. Une agence événementielle s’assure de l’organisation de votre événement dans le respect de votre budget et de vos attentes. Il est préférable de l’organiser après le lancement d’un produit, à une date commémorative ou bien suite à la réussite d’un projet. Donc, vous pouvez trouver une thématique originale pour votre soirée d’entreprise afin d’éviter la monotonie. Transformer votre afterwork en moment de dégustation de produits ou encore en cours de cuisine peut être intéressant. 

Comment sélectionner les intervenants pour vos événements ?

Afin de rendre l’événement plus intéressant et inoubliable, il arrive parfois de devoir faire appel à plusieurs prestataires mais aussi à différents intervenants. Notamment lors d’un séminaire, d’une conférence ou bien d’un salon professionnel. Ces intervenants contribuent au succès de votre événement d’entreprise.

Les différents types d’intervenants en événementiel 

Un intervenant, c’est le prestataire qui contribue au bon déroulement de votre événement. Cela peut être une personne physique ou bien morale, qui offre des services, soit en communication, en cuisine, en animation, en photographie, etc. Pour choisir un intervenant, vous devez ainsi déterminer vos besoins ainsi que les tâches que vous ne pouvez pas prendre en charge vous-même.

Quand choisir une agence événementielle ?

Une agence événementielle vous propose des prestations de team building et de coaching d’équipe. A travers ses propositions et ses conseils, elle contribue à l’atteinte de l’objectif de l’entreprise tout en amusant chaque participant. Elle conçoit et réalise vos événements selon vos besoins et vos souhaits.

Quand choisir un speaker ?

Un speaker est l’intervenant qu’il vous faut si vous avez besoin de quelqu’un pour présenter une conférence, une inauguration ou encore le lancement d’un nouveau produit. Là encore, vous avez le choix entre un animateur, un présentateur et un speaker. Dans tous les cas, il va falloir que l’intervenant soit force de proposition pour dynamiser, valoriser et sublimer votre événement.

Quand choisir un topeur ?

Le topeur est un peu un régisseur, car à la télévision il s’assure du script et des prompteurs. Il donne les tops départ aux techniciens et régisseurs pendant l’événement. Un topeur est donc garant du timing d’un événement ou bien d’un spectacle. 

Quand choisir un coach ?

Si vous voulez proposer un accompagnement à votre équipe du point de vue professionnel, un coach est l’intervenant qu’il vous faut. Il existe des coachs sur toutes les thématiques, que ce soit professionnelles ou personnelles.

Les intervenants pour le divertissement

Si vous voulez rendre votre événement plus divertissant et intéressant, vous pouvez recourir à divers intervenants selon les prestations que vous souhaitiez bénéficier. On peut citer un chanteur, un magicien, un clown, une mime ou encore un acteur de comédie musicale. 

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