Comment rendre votre conférence virtuelle inoubliable ?

Déc 29, 2020 | Conseil LA, Tendances

La digitalisation est un excellent moyen pour promouvoir un produit et étendre son accessibilité à ceux qui ne peuvent assister à l’événement physiquement. Même si cette pratique n’est pas née de la pandémie, la conférence virtuelle a brillamment fait ses preuves pendant la période de confinement. Toutefois, pour que ce type d’événement se déroule sans écueil, il requiert des préparations minutieuses, des compétences particulières combinées avec quelques bonnes pratiques.

Apporter les mêmes énergies, dynamismes et les mêmes rigueurs que pour un événement physique

communication

Effectivement, le choix du thème et de l’ordre du jour doivent être aussi captivants et pertinents que pour un événement physique afin d’attirer au mieux l’attention des participants et des sponsors. La partie communication n’est pas non plus à prendre à la légère. Comme les événements hybrides sont basés sur la création et sur le management d’une communauté ; les partages de contenu ainsi que toute autre partie prenante qui englobe l’aspect communication exige un suivi régulier avant, pendant et après chaque événement.

Les hashtags

hashtags

Les réseaux sociaux sont d’excellents amplificateurs. Alors, n’hésitez pas à créer un hashtag (#) unique à cet effet. Cela vous permettra de générer de l’intérêt avant, pendant et après votre événement. Ne manquez pas non plus de mentionner les pseudos (Twitter) et les profils (LinkedIn) de tous vos intervenants sur le site web officiel de votre événement afin que chacun puisse y relayer facilement contenus et citations.

Pensez également à prendre deux modérateurs pour assurer le bon déroulement de votre événement.

Un code d’accès unique suivi d’instructions détaillées pour chaque participant

sécurité

Le système du code unique pour chaque participant est crucial pour garantir la sûreté et la sécurité des participants et de l’événement. Il est également primordial de fournir des instructions détaillées pour que chaque intervenant puisse se présenter sous son meilleur jour. Les instructions doivent comprendre :

  • un petit rappel sur ce qu’il faut et sur ce qu’il ne faut pas montrer.
  • importance du silence tout au long de la conférence
  • paramètres et les équipements recommandés
  • Consigne sur l’éclairage

L’importance d’une répétition générale

Il est évident que chaque participant travaillera sur sa prestation de son côté. Toutefois, organiser une répétition générale sera une garantie en plus sur le bon déroulement de l’ensemble de l’événement. Chaque intervenant pourra perfectionner sa présentation et les modérateurs se familiariseront avec leurs outils, notamment la fonction « sourdine à l’arrivée ». Cette fonction permet aux modérateurs de contrôler l’audio de la conférence. C’est d’ailleurs le modérateur qui se chargera d’acheminer l’activation des micros afin d’éviter tout désagréments engendré par les bruits de fond. Comme chacun reste dans la fenêtre de visualisation principale, il suffit de faire un signe au modérateur pour que celui-ci puisse agir en conséquence.

Stimuler un fort engagement

Les interactions sont primordiales, car elles reflètent le succès de l’événement. Dans cette optique, il faudra que les intervenants incitent l’audience à participer, en posant des questions ou tout simplement à émettre leurs avis sur le sujet. Pour cela, plusieurs plateformes dédiées à cet effet s’offrent à vous.

Les détails font la différence

Comme pour toute autre organisation, ce sont les détails qui constituent l’événement. Ainsi, une petite négligence aussi minime soit-elle pourrait engendrer des conséquences désastreuses pour l’événement. Pour cela, il existe plusieurs dispositifs d’organisation (lien du texte concernant les outils indispensables à l’organisation d’un événement) qui vous seront forcément d’une très grande aide.

Pour finir, les organisateurs ainsi que les modérateurs doivent se connecter une petite heure avant le début de la conférence pour revoir une dernière fois le planning, s’assurer que les plans B sont opérationnels en cas de problème et pour répondre aux éventuelles questions de dernière minute.

En appliquant à la lettre ces quelques bonnes pratiques, vous pouvez désormais rendre votre conférence virtuelle inoubliable. En outre, vous pouvez toujours faire appel aux services de Land’aventure : votre agence événementiel pour vous accompagner tout au long de votre événement.

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