Optimiser un événement avec des animations

Août 24, 2020 | Agence événementiel

Le choix des animations est primordial pour un événement. Le but ultime est d’attirer, retenir l’attention de sa cible, la satisfaire et la fidéliser. C’est pourquoi, travailler dans l’événementiel exige un certain niveau de créativité et de complaisance.

Animer un événement : le strict nécessaire

En externe, l’organisation a pour but de développer la notoriété de l’entreprise, de lancer ou de promouvoir des produits. En interne, elle a pour objet d’améliorer son image auprès de ses collaborateurs. Pour l’un comme pour l’autre, le but est de divertir tout le monde.

Les animations ont été créées pour que chacun puisse apprécier l’événement à sa juste valeur. Il faut donc trouver le juste milieu pour tous les participants. Une tâche assez difficile si vous ne disposez pas des bagages nécessaires à son accomplissement. Voici quelques points clés qui vous aideront à la réalisation et à l’organisation de votre animation événementielle.

La phase préparatoire

La préparation de l’événement est une étape décisive et fondamentale à la mise en œuvre des organisations notamment, des animations. Concrètement, elle se base sur une succession de prise de décision. C’est dans cette phase que vous vous poserez toutes les questions relatives à vos besoins. Après avoir érigé vos critères d’exigences, vous pouvez ensuite vous fixer un ou plusieurs objectifs précis. Ce n’est qu’après que vous allez parler budget. Une fois la budgétisation définie, n’oubliez pas de rédiger votre plan détaillé sur un cahier des charges avant d’entamer la phase organisationnelle.

Cette première étape n’est pas à prendre à la légère. Elle doit être mûrement réfléchie et scrupuleusement détaillée surtout si vous êtes obligé de faire appel aux services d’un ou plusieurs sous-traitants. 

Un personnel événementiel organisé

Derrière un événement réussi se cache toujours une grande équipe de professionnel soudée et pluridisciplinaire qui l’a élaboré pièce par pièce. De la préparation à la réalisation, une bonne coordination découle d’une équipe synchrone, expérimentée, efficace et surtout réactive face aux situations d’urgence, en vue d’obtenir un résultat optimisé.

Le corps événementiel doit impérativement vaquer à leurs besognes respectives pour que les tâches ne se piétinent pas. En tant qu’ agence événementielle professionnelle, vous avez l’obligeance d’être extrêmement méticuleux, lors de la sélection de vos prestataires, car il en va de votre réputation. Même en collaborant avec une entité extérieure à l’agence, l’acheminement des tâches doit absolument rester harmonieux.

La phase organisationnelle

C’est l’étape où le plan que vous avez soigneusement rédigé va prendre forme. En partant de l’assemblage des idées jusqu’à la matérialisation de l’événement, le respect du timing ainsi que l’implication de chaque membre du personnel seront vos principaux leviers de réussite. L’animation et la coordination sont deux éléments distincts dans une organisation d’événement. L’animation touche uniquement la convivialité de l’ambiance. Tandis que la coordination est plus technique. Elle consiste entre autres à gérer les temps alloués à une animation, l’agencement des prises de parole ; etc.

Rendre un événement vivant avec des animations

Les animations apportent un souffle de vie à l’événement. C’est d’ailleurs un des piliers qui constitue son succès. Les experts en événementiel jouent deux rôles très importants. D’un côté, ils assurent le bon déroulement de l’événement (aspect technique et matériel) et de l’autre côté, ils garantissent une ambiance festive qui doit répondre aux attentes globales de ses spectateurs.

Une animation réussie repose de manière générale sur les critères qui définissent l’événement. À ces critères s’ajoutent ensuite le lieu, les différents types d’animations, les diverses activités qui accompagneront les animations et surtout la qualification des animateurs. Effectivement, l’ambiance est toujours agréable quand les animateurs sont dynamiques et développe un sens de l’humour aigu.

Des animations minutieusement choisies pour mieux entretenir son public

Le dynamisme d’un événement dépend en premier lieu de la nature et des qualités des animations qui ont été choisies. En plus de devoir capter l’attention des spectateurs, il faut également que ces derniers rendent cette vitalité aux animateurs. Pour cela, il faut qu’ils participent ou du moins qu’ils applaudissent.

Mais, pour que ce niveau de dynamisme soit atteint, il faut que les animateurs choisissent leurs playlists d’animation en fonction de certains critères à savoir : quels genres de public ils auront ? L’événement porte-t-il sur un thème ? Quel est l’objectif de l’événement ? Ils pourront par la suite sélectionner des animations susceptibles de faire réagir son public et de préférence apporter une touche personnelle pour que les participants y adhèrent sincèrement.

Quoi qu’il en soit, il faut que tout le monde y trouve son compte. Les uns peuvent jouer le rôle d’observateur impliqué. Les autres seront des participants.

Un lieu pertinent pour engager les émotions

Le choix du lieu contribue également au succès de votre événement. Il doit pertinemment être propice à l’essor des moyens d’animations. Un lieu méticuleusement choisi engage l’émotion des convives. Combiné avec des animations de qualité, le résultat sera une source d’émotion qui viendra optimiser le dynamisme de l’événement.

Un lieu propice ne se traduit pas uniquement à un paysage époustouflant, un lieu pertinent c’est un endroit convivial agencé avec un bon angle d’éclairage et une bonne sonorisation. Un cadre qui devra être agréable à regarder et plaisant pour le public. Que ce soit pour un événement en salle ou en plein air, il doit allier confort et convivialité.

Une sélection stricte pour les animateurs

Le choix des animateurs est tout aussi important que l’animation en elle-même. C’est lui qui se charge personnellement d’animer le public en les incitants à participer aux activités qu’il propose. C’est donc un acteur principal sur qui repose le niveau de réactivité des animations, soit de l’événement en entier.

Son rôle principal est de divertir son public à travers ses faits et gestes. En dehors de son expérience et de ses compétences d’animateur professionnel, il doit également disposer de certaines aptitudes indispensables à l’accomplissement de son métier. Avec des tactiques propres à lui, il doit pouvoir dévoiler en même temps, les aspects divertissant, ludique et intellectuel de chaque animation qu’il présente.

Les maîtres de cérémonie ne se contentent donc pas de blablater pendant les scènes creuses, Ils véhiculent entièrement les animations et garantissent leur acheminement dans les meilleures conditions qui soient.

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Trois incontournables de l’animation événementiels

Les animations doivent ponctuer l’objectif de l’événement. La majorité des clients sont à la recherche d’originalité et d’authenticité, c’est pourquoi les agences événementielles innovantes connaissent aujourd’hui un réel succès dans le secteur événementiel.

Une entrée en scène pour la communication événementielle

A priori, les collaborateurs restent au cœur des animations. D’ailleurs, ce sont eux qui animent principalement l’événement. Avec les influences des réseaux sociaux, les animateurs ne sont plus les seuls orateurs événementiels. Avec ces nouvelles technologies, l’événementielle est interactive et participative plus que jamais. C’est principalement là que la communication événementielle intervient.

Pour optimiser l’interactivité du public et pour rendre l’influence virale, les agences événementielles misent désormais sur les contenus pertinents et les partages. Aujourd’hui, les agences événementielles innovantes ne peuvent plus se passer du community Wall et des animations photo digitalisés.

La tendance streaming live

Le live streaming fait aujourd’hui l’unanimité auprès des agences d’organisation événementielle pour son rôle de meilleur influenceur. Développé récemment par Facebook Live et Periscop, ce nouveau dispositif agit comme un agent viral sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et YouTube.

Plus qu’un partage de contenu, c’est l’outil phare du moment qui permet d’augmenter la notoriété d’une entreprise ou d’un produit en un laps de temps record. Les interactions se font simultanément, par conséquent, votre visibilité augmente en temps réel. Si au début, vous souhaitiez populariser votre événement, avec Streaming live, c’est votre événement qui va servir de support pour promouvoir votre entreprise.

Conscient de l’importance et des avantages représenter par cet outil de communication, les agences événementielles n’hésitent pas d’investir dans des équipements de très haute résolution pour permettre aux publics d’impressionner et d’influencer leur audience à leur tour.

Une technologie immersive pour un public plus engagé

La réalité virtuelle prend de plus en plus d’ampleur en matière d’événementiel. Elle permet aux agences d’offrir à sa clientèle, des expériences insolites, transposées et multisensorielles. De plus en plus proche de la réalité, la technologie 3D propose à ses utilisateurs un moment unique au cœur de l’action.

À ce jour, les dispositifs immersifs sont devenus une des propositions d’animation phare des agences innovantes. Par conséquent, les propositions ne manquent pas. Imaginez ce dispositif immersif, combiné avec des idées d’animation événementielle originale, animé avec des maîtres de cérémonie certifiés, dans un endroit convivial où le divertissement et la détente sont au rendez-vous. Que demandez de plus ?

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