Quand faut-il faire appel à une agence événementielle?

Août 27, 2020 | Agence événementiel

Les services d’une agence événementielle, d’un côté, libèrent les entreprises des corvées d’une longue et stressante préparation. De l’autre côté, elles garantissent une animation événementielle impeccable.

Animation : faut-il toujours recourir à un expert en organisation ?

Quand il s’agit d’un petit regroupement de personnel comme un afterwork ou une journée d’entreprise ou une soirée entre collègues, il est assez courant que les entreprises se chargent elles-mêmes d’organiser leurs événements. De plus, faire appel aux services d’un expert en organisation événementiel peut coûter cher. Ainsi, certaines entreprises préfèrent confier cette tâche à son service marketing et communication. D’autres choisissent même de réorganiser son personnel pour avoir un team spécial qui sera chargé uniquement d’assurer l’organisation de l’événement.

Ceci étant dit, la conception et la mise en place d’un projet événementiel peut se révéler être une tâche difficile surtout s’il s’agit d‘un grand événement comme un séminaire d’entreprise ou un team building incentive. Effectivement, plus les enjeux de l’événement sont importants, plus sa réalisation est exigeante.

Confier un événement de cette envergure à un groupe d’amateurs revient à s’exposer délibérément à un risque de grande déception. Certains aspects cruciaux de l’événement peuvent être dégradés au second plan. D’autres peuvent être considérés à tort comme peu pertinents ou insignifiants et en générale, il se focalise sur les détails techniques et met de côté tout l’aspect artistique de l’événement. Il en est de même pour le choix des équipements technologique qui doivent servir de support aux animations, la singularité du lieu qui peut être choisi en fonction des mauvais périmètres, la passion pour l’événementiel ainsi que les savoir-faire de ce métier ne s’autoproclame pas.

Alors, c’est pour éviter tous ces risques inutiles qu’il est préférable de se référer à une agence d’organisation d’événement professionnel.

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L’organisation artistique de l’événement

Cette phase plus que d’autres nécessite l’intervention d’un expert en animation d’événement. Il s’agit de l’étape créative qui permet à l’événement de se distinguer des autres à tous les niveaux. La conception événementielle artistique consiste à la fois à choisir le meilleur angle d’attaque pour la réalisation de l’événement et la mise en place des animations minutieusement sélectionnées.

Le choix des lieux doit entièrement concorder avec le choix de la date, le thème de l’événement ainsi qu’avec le choix des animations. C’est d’ailleurs sa faculté à gérer la conception de l’événement artistique qui définit le caractère inventif et créateur d’une agence événementiel novateur. C’est également cet aspect de la phase organisationnelle qui le distingue des autres agences et qui prouve sa polyvalence en matière d’originalité.

Une sélection minutieuse des prestataires

Une grande partie des retours critique sur les événements déjà conceptualisés stipule que le côté artistique et culturel de l’événement mériterait d’être revisité. Effectivement, l’animation devrait être au cœur de l’événement. Elle mérite donc toute l’attention des organisateurs. Par conséquent, un casting 5 étoiles sur les prestataires artistiques est de rigueur.

En vue de surprendre et d’impressionner les invités, il faut miser sur les nouveautés et exploiter toutes les nouvelles tendances dans le secteur d’animation événementiel. Une étape concluante et difficile à accomplir si on débute dans le métier. La sélection des prestataires doit répondre à l’objectif de l’événement et surpasser l’attente du public.

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La gestion des logistiques de l’événement

C’est cette facette qui se charge d’orchestrer toute la phase opérationnelle de l’événement. Elle exige un certain niveau d’organisation, une compétence engagée de synthèse et une aptitude incontestable en management d’équipe.

C’est la logistique événementielle qui se charge d’agencer l’usage des ressources matérielles et financières. C’est également elle qui assure la mise en place et la coordination de l’équipe de service ainsi que la restauration des artistes et tout le personnel technique qui garantissent le bon déroulement de l’événement. C’est le professionnalisme de l’équipe logistique qui permet aux responsables de l’entreprise de jouir pleinement de l’événement. Sans quoi, ils se retrouveraient à gérer des tâches qui leurs obligeraient à sortir de leur zone de confort.

L’exécution du plan événementiel

Apparenté à la logistique, la mise en œuvre du plan événementiel nécessite les compétences et l’expérience d’une agence événementielle. En la confiant à un professionnel, les responsables de l’entreprise se concentreront davantage sur le suivi de la bonne marche de l’événement. Ils auront une vue globale de l’événement et le visualiseront en s’approchant petit à petit de son objectif au fur et à mesure où le projet événementiel se concrétise.

Pourquoi faire appel à une agence événementielle?

En faisant appel aux services et au professionnalisme d’une agence événementielle, vous jouirez de tous les avantages qui en découleront.

Un emploi du temps allégé et un gain de temps considérable

L’organisation d’un événement est un travail prenant qui exige des compétences et des savoir-faire spécifiques. Faire appel à une agence événementielle consiste à léguer toutes les tâches qui s’apparentent à l’organisation et par conséquent, à gagner du temps. L’agence prendra en charge la totalité des tâches liées à la réalisation de l’événement en prenant soin de respecter le cahier de charge de sa clientèle tout en soignant l’image de celui-ci.

Pour une organisation en bonne et due forme

Une organisation événementielle régie d’une règle protocolaire concernant les invitées de prestige. À la différence d’un amateur, un professionnel expérimenté maîtrise ces règles et sait parfaitement comment les appliquer à la lettre. Selon la nature de l’événement à réaliser, le chef de projet sait exactement à qui il faut s’adresser et dispose dans son carnet d’adresses divers contacts de prestataire avec des aptitudes qui diffère en fonction de la nature de l’événement.

Quand l’originalité est incontournable

À partir de leurs expériences, les professionnels de l’événementiel disposent d’un registre d’anecdote qui permet à sa clientèle d’avoir un historique de l’agence et un avant-goût sur leurs prestations. Leurs parcours ornés d’éloge et toutes les leçons qu’ils ont apprises tout au long de leurs carrières leur permettent d’offrir un accompagnement de qualité suivie de conseils avisés, garantissant ainsi, à ses chalands, une prestation originale de haut standing.

En ayant recours à l’expertise d’une équipe d’animation événementielle professionnelle, chaque événement, aussi grand soit-il, est un gage de succès dans tous les sens du terme.

Choisir la bonne agence événementielle

L’événementiel : cette activité en plein essor propose une multitude d’agences avec des domaines d’expertises propres à chacune d’elles. Pour faire le tri, il faut se renseigner sur les aptitudes de chacune. Dans quels domaines excellent-elles ? Quels types de services prennent-elles en charge ? Quels genres d’animation proposent-elles ? Mais surtout, quelles sont leurs références ? De plus, la majorité des entreprises exposent leurs exploits et font leurs promotions sur Internet par le biais de leurs sites web. Ainsi, en tant qu’entreprise, le choix d’une agence événementielle peut se faire suivant quelques critères.

Identification des besoins et de l’objectif de l’événement

Il est primordial de définir les objectifs que l’entreprise souhaite atteindre en organisant un événement. Par exemple, pour un séminaire d’entreprise qui cible à renforcer la cohésion et l’affinité entre ses collaborateurs, une agence événementielle experte en organisation de séminaire incentive fera un choix approprié.

Ce type d’agence dispose des moyens et techniques nécessaires pour organiser et animer des événements culturels et ludiques comme un team building. Pour un événement plus formel qui vise à améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses chalands, une agence événementielle innovante et luxueuse sera plus adéquate.

Définir au préalable le public

Plus la cible est grande, plus l’organisation sera complexe. Trouver une animation qui ravit tout le monde est une masse à faire. Il faudra donc un éventail d’activité plus large. Du côté de l’entreprise, il faut aussi prendre en compte que pour une assemblée générale, toute activité devra cesser le jour J.

Pour cela, certaines agences avancent des solutions qui permettent de compartimenter l’événement en proposant par exemple des minis événements à thème avec une idée d’animation fixe pour chaque département. Le fait de décentraliser ainsi les événements permet de cibler la cohésion au niveau de chaque direction.

Se fixer sur la budgétisation de l’événement

Louer les services d’une agence événementielle implique l’engagement d’un budget qui peut se révéler parfois conséquent. Le volume budgétaire de l’événement est donc un élément décisif qui permettra de réduire grossièrement la liste. Il est évident qu’une agence luxueuse coûtera plus cher qu’une agence d’organisation classique. Il n’y a pas que le choix de l’agence qui sera délimité par le budget. La nature de l’animation événementielle, les perspectives pour les activités ainsi que la qualité globale de l’événement seront également définies par le budget.

Il est assez courant que pour préserver son budget, certaines entreprises confient l’organisation de son événement à son département marketing et communication. Elles se contentent par la suite d’engager un animateur pour faire vivre l’événement ou encore faire appel aux services d’une agence pour les accompagner partiellement sur un aspect spécifique de l’événement. En général, il s’agit de l’aspect artistique de l’événement. Une décision pas forcément la meilleure, mais qui fera tout de même une différence au niveau de la qualité et du prestige de l’événement.

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