Quelques conseils d’experts pour réussir la virtualisation de vos événements

Déc 1, 2020 | Conseil LA, Tendances

Le confinement rend tout rassemblement en entreprise impossible, c’est pourquoi les dirigeants ne cessent de réfléchir à de nouvelle manière de réunir leurs collaborateurs. Land’aventure vous soumet son expertise et vous propose ces quelques conseils pour réussir la digitalisation de vos événements.

Un message fort à transmettre

Que l’événement soit physique ou virtuel, son objectif premier reste le même : conserver un message fort et explicite à transmettre.

Par conséquent, il faut être minutieux sur les détails et effectuer un travail en amont pour pouvoir transmettre dans l’univers digital la même énergie que pour un événement physique. Ainsi, nous contrôlerons ce que l’on veut que l’audience retienne.

Les interactions

réseaux sociaux

Savoir attirer l’attention de votre public c’est bien, savoir comment la retenir c’est mieux. À la différence d’un public physique, une audience virtuelle peut à tout moment se désintéresser de l’événement. C’est pourquoi, avant d’organiser une conférence, un salon ou tout autre événement virtuel, il faut avant tout réfléchir à la façon d’optimiser l’implication de son audience.

Pour cela, vous pouvez privilégier certains dispositifs de communication tels que les chats live et les tweets. Vous pouvez également instaurer divers panels ou des forums à communauté réduit à l’image d’une visioconférence afin de rendre la discussion plus perçante.

Un équipement à la pointe des technologies modernes

L’outil parfait n’existe point. Par contre, vous pouvez optimiser l’utilisation des solutions existantes de manière créative.

Techniquement parlant, il vous faudra construire un univers digital remarquablement qualitatif. Cependant, il ne s’agit pas ici de plonger votre public dans un univers immersif où la 3D est regrettablement vacillante.

Le plus important est de fournir des images de qualité puis de redigitaliser certains formats si besoin.

Le choix des plateformes

Le choix des plateformes

Avec le confinement, les entreprises se sont pliées aux conditions du travail à distance et passent à la visioconférence. Pour cela, les deux plateformes les plus prisées restent Teams et Zoom.

Toutefois, certaines vont plus loin et regarde du côté de Twitch ou de Discord. Même si ces deux outils sont traditionnellement dédiés au monde du gaming, ils offrent également des potentialités exceptionnelles aux professionnels.

L’un comme l’autre est une plateforme de communication qui permet aux joueurs d’inviter d’autres participants et de communiquer entre eux de manière verbale et/ou par écrit. Ce sont également d’excellents outils pour digitaliser vos événements.

Leurs avantages sont multiples. Non seulement, elles permettent de créer des interactions en live, elles vous offrent également la possibilité d’obtenir une audience XXL.

Grâce à ses diverses fonctionnalités (voix, chat, etc), vous pouvez gérer avec aisance l’animation et la modération de votre audience. L’unique petit bémol avec ce type de plateforme, c’est qu’à la différence de ses consœurs, elles sont un peu plus complexes à utiliser.

Un budget bien dimensionné

Nous pensons souvent à tort qu’événement virtuel est moins onéreux qu’un événement physique : un paradoxe qui n’est pas forcément vrai.

En effet, les outils digitaux qui sont conçus à cet effet, même dans leurs versions entreprises, sont peu coûteux, voire même gratuits. Par exemple, l’incontournable Zoom est proposé à moins de 20 euros par mois pour les grandes entreprises.

Toutefois, les dépenses ne se limitent pas uniquement au choix de l’outil de conférence. La recherche artistique est tout aussi dispendieuse. D’un point de vue général, nous pensons gagner en économisant le coût de la location d’une salle, les hébergements et le transport. Mais en réalité, ce budget sera imputé dans l’humain : graphiste, infographiste, ingénieur, etc.

Au final, un événement virtuel peut se révéler être aussi cher qu’un événement physique. Cela dépendra évidemment de la densité du cahier des charges.

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