Dossier complet sur les agences événementielles

Sep 3, 2020 | Conseil LA

Pour jouir pleinement d’un événement réussi sans avoir à subir tous les tracas liés à sa mise en place, faire appel à une agence événementielle est l’ultime solution. Mais une agence événementielle, qu’est-ce que c’est exactement ?

Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?

Une agence d’organisation d’événement est un prestataire de service qui regroupe plusieurs professionnels de l’événementiel. Des artistes, des logisticiens, des experts en communication et en marketing, certaines agences disposent même de leur propre atelier artistique pour la réalisation des éléments personnalisés indispensables à la réalisation de l’événement comme les décorations.

Agence événementielle : un organisateur d’événement pour faciliter les préparatifs

Organiser un événement est un travail prenant qui exige des préparations méticuleuses, un goût artistique prononcé et des idées novatrices illimitées ; que des tâches difficiles pour les non-habitués. Les agences événementielles ont été créé pour soulager les hôtes de ces lourdes tâches.

Les agences s’ouvrent  à tous les secteurs : professionnel, particulier, association et collectivité. Elles interviennent quasiment dans tous les types d’événements et leurs secteurs d’activité s’étendent à tous les niveaux de l’organisation. Les agences événementielles se proposent d’orchestrer votre projet événementiel de sa conception jusqu’à sa mise en place en assurant tous les aspects, à chaque étape de sa réalisation.

En tant qu’agence experte en organisation d’événement, leurs services s’adaptent pratiquement aux besoins de la clientèle. Elles peuvent proposer un service tout compris ou des services modulaires. En générale, les prestations sont soit à la carte soit faites sur mesure

Les aptitudes requises pour une agence événementielle

Une agence événementielle professionnelle doit être en mesure d’orchestrer n’importe quel type d’événement tout en ayant un domaine qui le singularise de ses consœurs. Elle doit être capable de répondre à toutes les exigences de ses clients et d’apporter continuellement de l’authenticité à ses services pour que chaque projet soit unique.

Pour y arriver, le personnel de l’agence doit prêter une oreille attentive aux exigences du client. Ce dernier se doit de les comprendre pour pouvoir les matérialiser par la suite. L’agence doit également avoir une excellente capacité de négociation et un caractère de persuasion développé pour offrir les meilleurs choix possibles aux clients. Par ailleurs, les équipes qui constituent l’agence doivent faire preuve d’une grande créativité et un esprit novateur pour qu’elles puissent offrir à chaque fois, un événement unique et personnalisé qui met en avant les valeurs du client.

Quelles sont les rôles d’une agence événementielle ?

L’organisation d’un événement, peu importa sa nature, requiert du temps, un énorme savoir-faire et beaucoup d’énergie. De nombreuses entités préfèrent confier cette tâche à un professionnel de l’événementiel pour avoir la certitude d’un événement exceptionnellement réussi. Mais quels rôles joue exactement une agence événementielle ?

Pourquoi recourir aux services d’une agence événementielle ?

Faire appel aux services d’une agence événementielle représente des avantages à tous les niveaux de l’organisation. La plus évidente se réfère à la qualité et au professionnalisme du résultat obtenu.

En tant, qu’expert en organisation d’événement, l’agence sera en mesure de mettre sur pied une organisation à la hauteur des attentes du client. Que ce soit sur le côté artistique de l’événement, sur les activités proposées, sur la gastronomie et sur l’ambiance prodiguée, une agence professionnelle se doit d’être en mesure de gérer l’organisation dans son ensemble.

Mettre en place l’événement

Peu importe la nature de l’événement, une agence événementielle a pour mission d’assurer la mise en place du projet en fonction des recommandations du client. Pour ce faire, elle devra s’équiper d’un cahier de charge où sera notée chaque particularité et tous les détails nécessaires à la réalisation du projet. C’est à partir de ce cahier de charge que l’agence définira un plan d’attaque pour offrir à son client, un événement unique qui répondra à toutes ses exigences. 

La première étape consistera donc à visualiser et à conceptualiser le projet. Ensuite, l’agence procédera, par étapes, à matérialisation de l’événement en exécutant les tâches relatives à sa réalisation. Elle commencera par trouver un endroit propice à l’événement. Ensuite, elle procédera à la sélection des prestataires, mettra en place la logistique et les animations…

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Assurer le bon déroulement de l’événement

L’agence ne se contente pas uniquement de mettre en place un événement. Elle se charge également de garantir que tout se passe dans les règles de l’art le jour J. Elle devra superviser l’événement dans son ensemble. De la décoration de la salle jusqu’à la restauration en passant par les services en salle, l’agence événementielle accompagnera l’événement jusqu’au bout. C’est à elle que revient la tâche de tout coordonner.

C’est pourquoi il est impératif qu’une agence événementielle professionnelle dispose d’un chef de projet pour agencer l’événement, un chef de production pour assurer sa conformité et un régisseur en chef pour appliquer à la lettre les recommandations citées dans le cahier de charge.

Comment ouvrir une agence événementielle ?

Vous êtes tenté par l’aventure entrepreneuriale et vous souhaitez vous lancer dans l’événementielle. En plus des connaissances fines à maîtriser sur le métier, la création d’une agence événementielle doit respectueusement se faire en plusieurs étapes

La validation de l’idée

Ouvrir une agence événementielle ne peut pas se faire sur un coup de tête. Elle mérite une réflexion et exige une méthodologie stricte, car les enjeux sont énormes. En effet, vous ne risquez pas seulement de mettre brusquement un terme à votre activité, mais vous nuirez également aux réputations de vos clients et de vos prestataires.

Avant de vous lancer dans cette grande aventure, posez-vous d’abord les questions suivantes. Avez-vous les bonnes motivations pour ouvrir une agence événementielle ? Si oui, disposez-vous des compétences et des capacités nécessaires à l’aboutissement de votre projet ? Pour finir, interrogez-vous si votre vie personnelle concorde à vos objectifs professionnels ?

L’élaboration du concept

Cette étape est essentielle, car c’est elle qui contribuera à définir votre marque de fabrique. Votre concept vous permettra de vous distinguer de vos concurrents. Misez sur vos compétences particulières pour en faire votre domaine d’expertise.

Cela vous permettra de débuter avec un sérieux avantage. Ensuite, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez vous limiter à votre domaine d’expertise et devenir le meilleur dans ce secteur ou rentrer dans le rang de la polyvalence et proposer un domaine d’expertise. Toutefois, rien ne vous empêche d’exceller dans toutes les branches de l’événementiel, les clients sont toujours à la recherche de prestation spécialisée avec des choix inédits.

L’étude de marché

Toujours en rapport avec l’authenticité, faire le point sur le secteur où vous souhaitez opérer vous permettra d’avoir une vision globale sur la concurrence et en déduire s’il y a toujours une possibilité d’exploiter le secteur.

Réaliser une étude de marché vous permettra également d’affiner votre audience et de vous familiariser avec leurs besoins les plus courants, leurs attentes.

Suivre une formation pour adhérer correctement au réseau de événementiel

Quand vous aurez bouclé votre étude du marché, vous devez être en mesure d’établir un profil détaillé de votre prospect : les catégories d’événement les plus convoitées, les fourchettes de tarification, les blocages problématiques et les perspectives. Se former au métier est également indispensable pour ne pas rater vos débuts.

Alors, ne brûlez pas les étapes et décrochez votre diplôme. Cela apportera également un sentiment de sécurité et de confiance à vos futurs clients. On dit souvent que : « L’emplacement est tout aussi important que le service » ; il est donc primordial de choisir stratégiquement le bon emplacement pour implanter votre agence.

Le business plan

À ce stade, votre projet commence à prendre forme. Vous commencez à percevoir les potentiels alors, accrochez-vous. Disposer d’un business plan Agence événementiel vous permettra d’exposer point par point votre projet à votre banquier. Pour qu’il puisse au mieux vous comprendre, parlez-lui avec son propre langage.

Pour cela, appuyez-vous sur votre compte de résultat prévisionnel, sur votre plan de financement, sur votre bilan prévisionnel et sur l’état de votre trésorerie. Il est indispensable que votre banquier soit convaincu par votre projet au moins autant que vous.

Le choix du statut juridique

C’est le statut juridique qui concrétise réellement votre projet. Vos responsabilités financières et juridiques résulteront du choix de votre statut juridique. Vous devez également définir le régime fiscal et social de votre agence.

Vous aurez le choix entre plusieurs régimes. Le régime auto-entrepreneur dédiée aux micro-entreprises pour démarrer votre activité en douceur. Il y a également le statut de l’entreprise individuelle qui est plus onéreux que le régime de la micro-entreprise et qui sollicite l’intervention d’un expert-comptable.

Le statut qui convient le plus à une agence événementielle est l’EURL en cas d’associé unique, le SARL en cas d’associés multiple et dans la majorité des cas, le SAS ou le SASU qui vous attribut le statut d’assimilé-salarié et qui vous affranchit des obligations de la Sécurité sociale

La réalisation des démarches administratives

Cette dernière étape commence par la rédaction de vos statuts qui est indispensable à la création de votre agence. Ensuite, vous pouvez procéder au dépôt de votre capital social qui consiste à remettre vos fonds auprès d’un organisme dépositaire.

Poursuivez ensuite avec la nomination du dirigeant. Même si l’agence regroupe deux ou plusieurs actionnaires, il ne peut y avoir qu’un seul dirigeant. Contactez ensuite le CFE pour centraliser votre demande d’inscription auprès des autres organismes puis procédez à la publication de votre annonce légale.

Pour finir, prenez connaissance avec la réglementation qui régit le secteur événementiel, mais avant cela, obtenez vos numéros d’identifications auprès des autorités concernées.

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